Datenschutz im Output Management – mit einem Dienstleister auf Nummer sicher gehen
Digitale Daten werden im 21. Jahrhundert zurecht als das neue schwarze Gold bezeichnet. Es gibt diverse Gründe dafür, warum viele Parteien an solchen Daten interessiert sind. Diese können für marketingspezifische, aber auch für kriminelle Zwecke missbräuchlich verwendet werden.
Insbesondere im Bereich des Output Managements, wo Tausende von personalisierten Druckerzeugnissen generiert werden, ist es von essenzieller Bedeutung, dass Sie für die Weiterverarbeitung Ihre eigenen Kundendaten bzw. Ihre Druckdaten einem Druckdienstleister anvertrauen, der die neue Schweizer Datenschutzverordnung (DSG) erfüllt und über die erforderlichen Sicherheitsmassnahmen verfügt. Denn durch diese Sicherheitsmassnahmen können Ihre Druckdaten sicher verarbeitet werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich Unternehmen bei der Suche nach einem Druckpartner im Vorfeld darüber detailliert informieren, wie der Anbieter datenschutztechnisch aufgestellt ist und ob dieser die neuen Richtlinien der schweizerischen Datenschutzverordnung (DSG) erfüllt.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die Vorteile des Output Management Outsourcings an einen DSG-konformen Druckdienstleister.
Die Vorteile mit einem Dienstleister fürs Output Management
Druckdienstleister, die im Bereich Output Management operieren und die neue Datenschutzverordnung (DSG) berücksichtigen, bieten Unternehmen verschiedene Vorteile:
Expertise und Effizienz
Mit einem Druckdienstleister, der die rechtlichen Vorgaben nach DSG vollumfänglich einhält, sind Ihre sensiblen Druckdaten jederzeit geschützt. Darüber hinaus verfügen Druckdienstleister über umfangreiche Expertisen im Bereich Output Management und die notwendigen Ressourcen, mit denen die Effizienz Ihres Output Managements signifikant gesteigert wird.
Risikominderung
Die Zusammenarbeit mit einem DSG-konformen Druckdienstleister reduziert das Risiko von Datenschutzverletzungen erheblich. Druckdienstleister, die die Datenschutzverordnung DSG berücksichtigen, stellen sicher, dass alle Prozesse bei der Druckverarbeitung datenschutztechnisch ordnungsgemäss durchgeführt werden.
Kostenersparnis
Durch das Outsourcing Ihres Dokumenten-Outputs entfallen für Sie Investitionen, Fixkosten und personelle Ressourcen. Externe Dienstleister verfügen über die notwendige Infrastruktur und Expertise in diesem Bereich und können somit mit wenig Aufwand das Output Management von Unternehmen problemlos übernehmen und verarbeiten.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Sie können von flexiblen Lösungen der Outsourcing-Dienstleister profitieren, denn diese sind jederzeit in der Lage, auf Ihre Änderungswünsche zu reagieren und Anpassungen in den Prozessen vorzunehmen. Die Dienstleistungen der Anbieter können dementsprechend nach Ihrem Bedarf skaliert werden.
Konzentration auf Kernkompetenzen
Die Auslagerung Ihres Output Managements an einen Druckdienstleister bringt den grossen Vorteil mit sich, dass Sie Ihre Ressourcen und Energie auf Ihre Hauptgeschäftstätigkeiten kanalisieren können. So müssen Sie sich nicht um spezifische Aufgaben ausserhalb Ihres Kerngeschäfts kümmern und überlassen diesen Bereich einem Druckdienstleister.
Vor Auslagerung des Output Managements Informationen vom Druckdienstleister einholen
Beim Outsourcing Ihres Output Managements soll darauf geachtet werden, dass der Druckdienstleister klare Vereinbarungen zur Datenverarbeitung und ‑sicherheit trifft und ein angemessenes Sicherheitsniveau gewährleistet.
Es ist ratsam, dass Sie sich über die Datenschutzmassnahmen des Dienstleisters informieren und darauf achten, dass diese sämtlichen Anforderungen der neuen Schweizer Datenschutzverordnung (DSG) entsprechen. Zudem ist es empfehlenswert, Referenzen anderer Unternehmen einzuholen, die bereits mit dem Druckdienstleister zusammenarbeiten oder zusammengearbeitet haben.
Die Einhaltung der DSG ist essenziell, da Verstösse gegen diese Verordnung erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen können. Daher sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Druckdienstleisters sorgfältig vorgehen und sicherstellen, dass dieser die erforderlichen Datenschutzstandards erfüllt.
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